Moneybird review: houdt dit boekhoudprogramma stand bij een webshop?

Deze Moneybird review is geschreven vanuit één vraag die in vrijwel geen enkele andere review beantwoord wordt: houdt dit boekhoudprogramma stand als er honderden orders per maand doorheen gaan? De meeste reviews zijn geschreven voor zzp’ers die vijftien facturen per maand versturen. Een webshop is een ander soort bedrijf. Jij hebt te maken met bulkuitbetalingen van je payment provider, retouren die teruggeboekt moeten worden, inkoopfacturen uit het buitenland en btw-tarieven per land.

Kort antwoord: Moneybird is een sterk pakket voor webshops die hun administratie zelf willen bijhouden en die hun orders via een koppeling automatisch laten binnenkomen. De software is gebruiksvriendelijk, de btw-aangifte gaat rechtstreeks naar de Belastingdienst en je boekhouder kan gratis meekijken. Het pakket wordt lastiger zodra je voorraadwaardering wilt zien, veel bankrekeningen gebruikt of btw afdraagt in meerdere EU-landen. Ik gebruik Moneybird zelf voor de administratie van mijn eigen bedrijf en ik zie bij de webshops die ik begeleid waar het pakket wringt.

Wat Moneybird is, en waarom je er als webshopeigenaar anders naar kijkt

Moneybird is een Nederlands online boekhoudprogramma dat begon als factuurtool en inmiddels een compleet boekhoudpakket is. Je maakt er facturen en offertes in, je koppelt je zakelijke bankrekening, je scant bonnetjes in met de app en je doet je btw-aangifte rechtstreeks vanuit de software. Alles draait in de cloud, dus je werkt er net zo makkelijk vanaf je telefoon mee.

Het verschil met de meeste concurrenten zit in het prijsmodel. Bij de meeste boekhoudpakketten betaal je voor functies: hoe meer je wilt, hoe duurder het pakket. Bij Moneybird zitten alle functies in elk betaald pakket. Je betaalt voor volume, en dan specifiek voor het aantal banktransacties, gebruikers en bankkoppelingen dat je per maand gebruikt.

Voor een zzp’er is dat een detail. Voor een webshop is het de hele discussie. Een administratie met tweehonderd orders per maand kan prima in het instappakket passen, terwijl een administratie met vijftig orders per maand er juist uit knalt. Dat hangt volledig af van hoe je je betalingen laat binnenkomen. Verderop in dit artikel reken ik dat voor je uit, want dit is de plek waar de meeste webshopeigenaren het verkeerde pakket kiezen.

Waar administratie raakt aan de cijfers waarop je stuurt

Alles wat je in je webshop kunt sturen, komt terug op vier knoppen: bezoekers, conversie, orderbedrag en marge. Aan de eerste drie verandert je boekhoudprogramma helemaal niets. Aan de vierde wel, en dat is precies de knop waar de meeste webshops geld laten liggen. Marge is de enige van de vier die je alleen ziet als je administratie klopt. Zolang je kosten verspreid staan over een bankapp, een creditcardoverzicht en een schoenendoos, stuur je op omzet en hoop je dat er onderaan iets overblijft.

Voor de complete uitleg over je administratie, belastingen en financiële planning kun je terecht in het artikel over financiële administratie voor je webshop. Dit artikel gaat specifiek over de vraag of Moneybird de juiste tool is.

Je webshop koppelen aan Moneybird

Dit is het onderdeel dat bepaalt of Moneybird je tijd bespaart of juist kost. Zonder koppeling zit je handmatig orders over te tikken, en dat is bij een draaiende webshop geen optie.

Orders automatisch als factuur in je administratie

Moneybird heeft zelf geen kant-en-klare koppeling met webshopsoftware. Die koppelingen worden gebouwd door externe partijen. Via Webwinkelfacturen.nl, Combidesk, ExtensionTree en vergelijkbare aanbieders koppel je onder andere Lightspeed, Shopify, WooCommerce, CCV Shop, Mijnwebwinkel, Magento, PrestaShop en Bol.com aan je administratie. Je orders komen dan automatisch als verkoopfactuur binnen, inclusief de juiste btw-tarieven, verzendkosten en kortingen.

Bij de meeste koppelingen stel je zelf in bij welke orderstatus er gefactureerd wordt. Dat lijkt een technisch detail en het bepaalt hoeveel rommel je in je administratie krijgt. Factureer je bij “besteld”, dan staan geannuleerde orders straks als openstaande facturen in je boeken. Factureer je bij “verzonden” of “afgerond”, dan sluit je administratie aan op wat er daadwerkelijk de deur uit is gegaan.

Uitbetalingen van je payment provider

Je klanten betalen via Wero (iDEAL), creditcard of Klarna, en jouw payment provider stort dat in bulk op je rekening. Eén uitbetaling hoort dus bij tientallen facturen, met de transactiekosten er alvast afgehaald. Moneybird heeft een directe koppeling met Mollie en herkent welke facturen bij welke uitbetaling horen. Voor Stripe, Wise en vergelijkbare partijen loopt dat via Ponto of via een koppelpartij als pspbetalingen.nl.

Vraag bij je koppelpartij expliciet na of jouw transacties per uitbetaling of per losse betaling binnenkomen. Dat ene antwoord bepaalt in welk pakket je terechtkomt en dus wat je per jaar kwijt bent.

Retouren, creditfacturen en de rommel daaromheen

Retouren zijn in de meeste webshops de zwakke plek in de administratie. Een terugbetaling die wel van je rekening af gaat en nergens tegenover een creditfactuur staat, laat je btw-aangifte scheef lopen. De goede koppelingen maken automatisch een creditfactuur aan zodra je in je webshopsoftware een refund verwerkt. De goedkopere koppelingen doen dat niet. Test dit in je proefperiode met één echte retour voordat je ergens aan vastzit.

Wat zo’n koppeling je kost

De koppeling valt buiten je Moneybird-abonnement en de prijzen verschillen per aanbieder. Reken op enkele tientjes per maand bovenop je pakket. Dat is geen reden om het te laten, want het handmatig verwerken van driehonderd orders kost je een veelvoud aan tijd. Het is wel de reden dat je bij het vergelijken van boekhoudpakketten naar de totale maandlast moet kijken.

Welk Moneybird-pakket past bij jouw webshop

Moneybird heeft sinds 1 juli vier betaalde pakketten. De eerste prijs hieronder geldt bij een jaarabonnement, de tweede bij maandelijks betalen. Alle bedragen zijn exclusief btw.

Het Compact-pakket kun je als webshop meteen wegstrepen: je mag er één verkoopfactuur per maand in maken en je kunt er geen btw-aangifte mee doen. Dat pakket is bedoeld voor een slapende administratie. Bij Groei en Compleet zit de externe bankkoppeling via Ponto in de prijs, dus daar betaal je niets extra voor.

Zo tel je je eigen transacties

De limiet gaat over banktransacties, dus over bij- en afschrijvingen die je administratie binnenkomen. Verkoopfacturen tellen niet mee. Een webshop die dagelijks uitbetaald krijgt door de payment provider, verbruikt alleen daaraan al zo’n twintig transacties per maand. Schakel je naar wekelijkse uitbetaling, dan zijn het er vier. Daar komen je inkoopfacturen, advertentiekosten, verzendkosten, abonnementen en zakelijke pinbetalingen bovenop.

Kijk voordat je iets aanpast wel naar je cashflow. Minder vaak uitbetaald krijgen betekent dat je geld langer bij je payment provider staat, en dat weegt zwaarder dan het verschil tussen twee pakketten. In Moneybird zie je onder Instellingen > Verbruik precies hoeveel je van je limiet gebruikt hebt en wanneer de periode afloopt. Kijk daar in je proefperiode een paar keer, dan kies je je pakket op basis van je eigen cijfers.

De betaalrekening als extra

Moneybird biedt een eigen zakelijke betaalrekening aan als add-on. De eerste twaalf maanden zijn gratis, daarna kost die € 7 per maand en die wordt altijd per maand gefactureerd, ook als je een jaarabonnement hebt. Boekhouden en bankieren op één plek scheelt afletterwerk. Voor een webshop die al een zakelijke rekening heeft waar de payment provider op uitbetaalt, is het zelden de moeite van het overzetten waard.

Waar Moneybird tekortschiet voor webshops

Een review zonder nadelen is een advertentie. Dit zijn de punten waar ik bij webshops tegenaan loop.

Je marge per product zie je er niet in

Moneybird kent geen voorraadmodule en berekent geen inkoopwaarde van je omzet. Je ziet dus wel je totale omzet en je totale inkoopkosten, en niet welke productgroep je marge opvreet. Voor sturing op marge blijf je afhankelijk van je webshopsoftware, een voorraadpakket of een eigen overzicht. Dat is geen dealbreaker, en het betekent wel dat je jaarrekening klopt terwijl je strategische vraag onbeantwoord blijft.

De OSS-aangifte doe je alsnog zelf

Verkoop je voor meer dan tienduizend euro per jaar aan consumenten in andere EU-landen, dan val je onder de OSS-regeling en reken je het btw-tarief van het land van je klant. Moneybird ondersteunt die tarieven en levert een btw-overzicht gesplitst per land. De OSS-aangifte zelf kun je vervolgens niet vanuit Moneybird versturen, die dien je apart in bij de Belastingdienst. Voor webshops die serieus over de grens verkopen is dat extra handwerk per kwartaal. Meer over die kant van het verhaal lees je in het artikel over internationaal uitbreiden met je webshop.

Je bent afhankelijk van een derde partij voor je koppeling

De koppeling tussen je webshop en je administratie wordt gebouwd door een externe partij. Werkt er iets niet, dan zit je met drie partijen aan tafel: je webshopsoftware, je koppelpartij en Moneybird. In de praktijk gaat dat goed, maar het is wel een extra schakel die kan breken, precies in de weken waarin je het het drukst hebt.

Support loopt via e-mail

Moneybird heeft een uitgebreide kennisbank en beantwoordt vragen per e-mail. Telefonisch overleg zit er niet bij. Voor de meeste ondernemers is dat prima. Zit je op 30 december te stoeien met je jaarafsluiting, dan voelt het anders.

De limiet komt op het slechtste moment

Ga je over je transactielimiet heen, dan stopt het automatisch importeren en moet je bijwerken of upgraden. Dat gebeurt vrijwel altijd in november of december, als je omzetpiek je ook meer transacties oplevert. Zet je pakket daar vooraf op, zodat je in de drukste maand van het jaar geen tijd kwijt bent aan je boekhoudabonnement.

Alternatieven voor Moneybird

Er zijn goede alternatieven en het hangt van je situatie af of ze beter passen.

e-Boekhouden is uitgebreider en rekent niet per transactie, wat aantrekkelijk is bij veel losse mutaties. De interface voelt zakelijker en minder speels, en er zit meer functionaliteit in dan de gemiddelde webshop nodig heeft.

Jortt en SnelStart werken met onbeperkte transacties tegen een vast tarief. Reken door wat jouw transactievolume in beide modellen kost voordat je conclusies trekt, want een lager instaptarief zegt weinig.

Exact Online is de logische stap zodra je met voorraadwaardering, meerdere entiteiten of een accountant werkt die daarop draait. Je betaalt meer en je krijgt er financiële diepgang voor terug.

Voor de meeste webshops tot een stuk of duizend orders per maand die hun administratie zelf bijhouden, komt Moneybird als winnaar uit die vergelijking op gebruiksgemak. Draai je daarboven of werk je met voorraadwaardering, kijk dan serieus naar de zwaardere pakketten.

In zes stappen Moneybird inrichten voor je webshop

1. Start je proefperiode voordat je een pakket kiest. Nieuwe administraties krijgen 60 dagen. Meld je aan via een vertel-een-vriend-link, dan wordt dat 120 dagen. 
2. Koppel eerst je bankrekening en je payment provider. Dan zie je meteen hoeveel transacties je administratie per maand binnenkrijgt.
3. Zet je webshopkoppeling op en test drie scenario’s: een gewone order, een order met korting en een retour. Controleer of er een creditfactuur wordt aangemaakt.
4. Richt je kostencategorieën in op de manier waarop je stuurt. Inkoop, verzending, advertenties, software, personeel. Standaardcategorieën leveren een nette boekhouding en zeggen niets over waar je marge weglekt.
5. Stel het doorstuuradres in voor inkomende facturen. Alles wat je per mail ontvangt, stuur je door naar dat adres en komt automatisch in je administratie terecht, meestal met de btw al uitgesplitst.
6. Kies pas in de laatste week van je proefperiode je pakket, op basis van je werkelijke verbruik onder Instellingen > Verbruik.

Veelgestelde vragen over Moneybird